6 Dicas para uma Gestão do Tempo sem Problemas

Teresa Botelho Alavancagem, Coaching, Gestão de Tempo

Gestão do Tempo

É normal sentirmos que não temos tempo para tudo o que queremos fazer, no nosso dia-a-dia. Sobretudo se se é um empresário de uma pequena ou média empresa…

No entanto, todos conhecemos outras pessoas que têm também as mesmas 24h, e são mais produtivas, mais felizes e têm melhores resultados tanto nas suas empresas, como nas suas vidas.

Então podemos chegar à conclusão que, o que nos falta não é propriamente TEMPO, o que nos falta é uma boa gestão do tempo, um planeamento que transforme o nosso TEMPO disponível, em ações que nos possam dar melhores resultados.

Para combater esta situação deixo aqui 6 dicas para uma boa gestão do tempo, que aplicadas no seu dia-a-dia podem aumentar seriamente a sua produtividade e os seus resultados.

6 dicas para uma boa gestão do tempo

1. Defina claramente os seus OBJETIVOS

Se sente que todo o mundo o interrompe, que não é dono do seu próprio tempo e que passa a maior parte do tempo a reagir ao que está a acontecer à sua volta… então é porque não definiu os seus objetivos claramente e por isso não está focado nas ações que o levam à sua concretização….

Conclusão, todos são mais importantes para si… do que você próprio… e todas as outras prioridades… passam à frente das suas…

Se não definiu os seus Objetivos claramente… faça isso agora!

Pegue numa folha de papel e pare durante 3 minutos. Garanto-lhe que serão os 3 minutos que mais resultados lhe podem dar…

  • Quais são os maiores objetivos que quer alcançar?
  • Quando abriu a sua empresa, qual era o seu sonho?
  • Que faturação a sua empresa precisa de ter, para chegar aquilo que tinha em mente?
  • Quantas pessoas gostaria de ter a trabalhar para si?
  • Quais são os produtos e/ou serviços que quer oferecer aos seus clientes?
  • Qual a área em que mais gosta de trabalhar na sua empresa?

Estas perguntas são apenas um ponto de partida e uma ajuda.

Faça perguntas que o ajudem a retomar o sonho…que um dia teve… mas mais importante do que isso, faça perguntas a si próprio… que o levem a definir objetivos.

Depois defina-os no papel, pela ordem seguinte:

  1. Objetivos a 3 anos
  2. Objetivos a 1 ano
  3. Objetivos até ao final do ano corrente

A razão por que começamos por definir o objetivo mais longínquo é que assim podemos por o nosso cérebro a funcionar, sem que ele fique constrangido pelas situações adversas que podemos estar a enfrentar.

Os objetivos estão bem definidos se nos fizerem sonhar… se quando me imagino a atingi-los sinto uma onda de alegria no meu coração…

Se estou somente a falar de nº de clientes e faturação… não é que não seja importante… mas não me emociona… e por isso o meu cérebro não envolve nesse objetivo os dois hemisférios… para me levar à sua concretização. Conclusão… tenho apenas 50% de probabilidade de os atingir….

2. Seja um mestre a utilizar as LISTAS dos TO DO’s (Listas do que tenho de fazer)

Depois dos grandes objetivos estarem definidos há que avançar para a ação….

E é aí que as listas dos To Do’s com as prioridades bem definidas… são fundamentais.

Os To Do’s são ações ou atividades que tenho que fazer diariamente para chegar ao objetivo, podem ser relativamente rápidas… podem demorar um par de horas ou até durar um dia inteiro. Mas são fundamentais para atingir o que me proponho.

O que é realmente importante perceber neste ponto é que estas listas vão ajudar a que tenha as prioridades bem definidas… e mesmo num dia de muita confusão e stresse… vai saber o que tem obrigatoriamente de fazer….

Um sonho é somente um sonho… mas um sonho com um Plano de Ação definido… é algo que tem muitas probabilidades de se tornar realidade…

Lembre-se sempre… O UNIVERSO CONSPIRA… A NOSSO FAVOR… mas nós temos de fazer a nossa parte! Não adianta ser… lírico…

3. Agrupe as Tarefas por Tipos

Neste ponto, gostaria de salientar algo crítico e que fará uma grande diferença na velocidade de execução das suas tarefas. Ao escrever as atividades que necessita de fazer até ao final do seu dia, agrupe tarefas que sejam da mesma natureza.

Se durante o seu dia tem de, por exemplo:

  1. Escrever um email a um comercial.
  2. Telefonar a um fornecedor.
  3. Conduzir uma entrevista de recrutamento.
  4. Responder aos seus emails diários.
  5. Falar com a sua secretária para planificar a próxima viagem.
  6. Telefonar à sua esposa/esposo.

Lembre-se de programar as suas atividades por tipo… Agrupe na mesma hora os pontos 1 e 4.

Na hora seguinte, os pontos 2 e 6… e depois os pontos 3 e 5.

Agrupando as atividades de natureza semelhante, está a ajudar o seu cérebro a ser mais produtivo… e mais rápido. As partes do seu cérebro que são ativadas para falar ao telefone, não são as mesmas quando necessita de escrever emails. Lembre-se que não faz sentido ser errático e desgastar-se o triplo… simplesmente porque não se programou…

4 . Defina as Pessoas a Contatar

A rotina é o maior assassino de relações humanas. Deixamo-nos embrenhar nessa rotina e quando reparamos, já passaram 6 meses desde que estivemos com alguns dos nossos melhores clientes e fornecedores e isso provoca danos no nosso negócio.

Para combater este tipo de situações estabeleça um plano de ação para falar com as pessoas que tem obrigatoriamente que contatar, porque disso depende o sucesso da sua empresa.

Podem ser pessoas com quem já não contata há algum tempo e outro tipo de relações que precisam de ser mantidas…

5. Estabeleça tarefas prioritárias consoante a Rentabilidade para o seu Negócio

Pense na sua empresa…

Quais são as áreas que lhe trazem maior rentabilidade?

Quais as áreas em que não precisa de investir muito tempo e mesmo assim, consegue ver resultados rápidos? Serão as Vendas? Ou o Marketing? Ou é o Pós-Venda? Ou nesta fase é importante reativar o contato com antigos clientes?

Foque-se no que é mais importante e que lhe vai trazer mais resultados.

Se o fizer vai ter uma perceção diferente do que está a acontecer no mercado e vai sentir-se melhor consigo mesmo.

Se o fizer vai também ter a certeza de que está a por a mão na massa e está a ajudar a sua empresa a progredir. Este tipo de ações dão ao Empresário uma sensação de empowerment por conseguir investir e tirar resultados diretos do seu tempo.

6. Lembre-se… 80% do seu tempo deve ser dedicado às Vendas

Se tinha dúvidas no ponto anterior na área que lhe pode trazer mais resultados, dou-lhe uma ajuda.

Se 80% do seu tempo for aplicado na área das vendas, ao final de 3 meses, não vai reconhecer o seu negócio… tal será o número de novos clientes e novas ideias que podem surgir como resultado deste seu esforço comercial.

Investir tempo nas Vendas não só é positivo pelo dinheiro que vai gerar… como também o é… pelo conhecimento privilegiado que vai ter dos Clientes.

Ao estar em contacto mais direto com eles, terá a possibilidade de conseguir informação que vai ajudar a sua Empresa a encontrar as melhores soluções.

Tempo investido nos clientes… é sempre tempo que se traduz em euros… se depois de investir o seu tempo… fizer uma reflexão cuidada do que pode melhorar.

Lembre-se… os seus Comerciais não são Empresários e por isso têm uma visão parcelar do seu negócio… cabe-lhe a si… como Empresário fazer a dobradinha e ter uma visão de 360º…

Se ainda não assumiu isso…está na altura de o fazer.

Gestão do Tempo

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